LOGICIEL SVI - SERVEUR VOCAL INTERACTIF - AUTOMATISEZ VOTRE ACCUEIL
Améliorez le parcours client grâce à l'automatisation des appels
Le Serveur Vocal Interactif (SVI), un véritable atout pour votre service client
Le Serveur Vocal Interactif (SVI) est une technologie de téléphonie qui permet aussi bien de transférer que de recevoir des appels. Un SVI intelligent pourra ainsi interagir avec les correspondants afin de les diriger vers le bon service.
Un véritable outil de gain de temps, qui vous permettra de réduire vos coûts grâce à une meilleure organisation interne. À la clé, une satisfaction client renforcée.
Notre logiciel SVI propose plusieurs avantages pour les entreprises :
- Un gain de temps
L’organisation est plus fluide et les appels reçus arrivent à bonne destination.
Le SVI fait gagner un temps précieux à vos conseillers et vos interlocuteurs.
- Un gain de productivité
L’orientation automatique des appels facilite la gestion des appels entrants et nécessite moins de ressources.
- Un ciblage précis
Les appels des usagers sont redirigés vers la bonne personne ou le service concerné. - Un service disponible en permanence
Vos clients peuvent appeler 7j/7 et 24h/24 et obtenir une réponse, sans même parler à un de vos conseillers.
- Une flexibilité dans le travail
Travaillez de chez vous, d’un site à un autre, grâce à la grande flexibilité qu’offre le SVI. Dirigez les appels sur n’importe quel poste téléphonique.
- Une solution évolutive
Faites évoluer votre serveur vocal au gré de vos envies : personnalisez vos messages vocaux, modifiez la musique d’attente, votre messagerie,… - Une image professionnelle
Avec la mise en place d’un serveur interactif vocal, votre entreprise offre un niveau d’accueil de haute qualité à ses clients. - Une expérience client améliorée
Disponibilité, professionnalisme, gestion des appels optimisée sont autant d’atouts en votre faveur pour améliorer la satisfaction de vos clients. - Une réduction des coûts
Moins de perte de temps, moins de ressources mobilisées, vous amènent forcément à réduire les coûts liés à la gestion d’un standard dit classique.
Proposez une expérience client toujours plus personnalisée
Des entreprises utilisent un SVI
D’économies réalisées
Des appels sont pris en charge et redirigés
Ils nous font confiance dans notre expertise : TPE, PME et Grands Comptes
Les meilleures fonctionnalités de notre logiciel de serveur vocal interactif :
01
Utiliser des messages SVI pré-enregistrés
Votre dispositif d’accueil téléphonique vous représente. Lorsqu’un prospect, client ou partenaire tente de vous appeler, vous devez être en mesure de lui apporter la meilleure expérience possible. Notre solution SVI vous permet de mettre en place des messages génériques pré-enregistrés ainsi que des messages d’attente.
02
Collecter des informations sur les appelants
Le système doit pouvoir reconnaître les commandes vocales et les boutons que pressent les appelants. Si le système n’en est pas capable, les appelants ne seront pas dirigés vers les branches et agents pertinents.
03
Prioriser les appels
Les systèmes SVI doivent être capables de reconnaître les appelants les plus importants. Une fois que le système reconnaît l’appelant, il doit pouvoir le faire passer au devant de la file d’attente, ou de le transférer au gérant de service client approprié.
04
Annoncer le nombre d’appelants dans la file d’attente
Vous avez la possibilité d’indiquer à vos appelants combien de personnes se trouvent avant eux dans la file d’attente. Ainsi, ils peuvent se faire une idée approximative du temps qu’ils leur reste à patienter. Cela les rassure et améliore leur expérience client.
05
Créer un scénario pour une date spéciale
Vous avez la possibilité de personnaliser le routage de vos appels uniquement pour une date spécifique. Une fois cette date passée, le scénario de routage de base sera à nouveau appliqué (vacances scolaires, jours fériés, …).
06
Collecter les données de votre centre d’appels
Supervisez l’activité de votre service client en temps réel et mesurez la performance de vos agents via le tableau de bord.
Interfaçage avec de nombreux CRM
Les bénéfices de la mise en place d’un Logiciel SVI
Personnalisez les parcours de vos clients
La mise en place d’un logiciel serveur vocal interactif nécessite une profonde réflexion en amont.
Un bon SVI est court et concis, sans questions ni demandes inutiles. C’est donc une étape primordiale que la définition des scénarios possibles.
Il est donc préférable de concevoir un menu ne comportant pas trop d’options, pour réduire le temps d’attente et offrir une bonne expérience client.
Une des astuces pour éviter ces listes interminables en premier niveau consiste à regrouper les appels par catégories, en fonction des requêtes les plus courantes. Il est ensuite possible d’être plus précis et d’affiner la demande dans les branches suivantes. En fonction des options choisies par l’utilisateur, le SVI doit être capable d’opter pour l’action adéquate afin de diriger votre client vers le bon service.
Le système doit être simple d’utilisation pour vos conseillers, mais les étapes doivent également être claires pour le correspondant et ne pas être trop nombreuses, au risque de le perdre.
Soyez performant en cas de fort volume d’appels
En période de fort volume d’appels, le logiciel SVI peut aider les entreprises à avoir un contrôle total sur le flux des appels entrants en les acheminant efficacement vers les agents les plus compétents.
Vous pouvez également optimiser votre SVI en dirigeant les appels vers vos ressources d’auto-assistance et en leur permettant de laisser un message vocal.
Ce faisant, vous pouvez réduire le nombre d’appels auxquels les agents doivent répondre.
Les pics de volume d’appels peuvent également être éliminés en activant une option de rappel qui est disponible avec la plupart des solutions de centre d’appels.
Analysez et ajustez vos ressources en temps réel
En surveillant de près vos statistiques de centre d’appels, vous pouvez avoir une meilleure idée des pics de volume d’appels et des performances de chaque agent du centre d’appels pendant les périodes d’affluence.
Suivez les données clés de votre centre d’appels et les indicateurs clés de performance (tels que le temps moyen de traitement, la vitesse moyenne de réponse, les appels manqués). En fonction des problématiques prioritaires qui remontent via le menu SVI, vous pouvez mieux adapter vos ressources par compétence ou par métier.
Commencez à améliorer votre relation client dès aujourd’hui avec digiCONTACTS
Tout savoir sur notre logiciel SVI (Serveur vocal interactif)
Le Serveur Vocal Interactif est un système informatique permettant de gérer la relation client de manière automatique.
Le SVI accueille les appelants à l’aide d’un menu d’options et exécute des actions en fonction des réponses de l’appelant. Le client est amené à interagir avec le serveur via les touches de son téléphone, ou sa voix, avant d'être dirigé vers un agent.
La mise en place d’un logiciel serveur vocal interactif nécessite une profonde réflexion en amont. Un prestataire professionnel ne doit pas se contenter de vous vendre une solution sans avoir déterminé au préalable vos besoins.
C’est donc une étape primordiale que la définition des scénarios possibles. En ce sens, vous devez impérativement être accompagné pour élaborer une arborescence qui prévoit les différentes étapes apportant une réponse à l’interlocuteur.
En fonction des options choisies par l’utilisateur, le SVI doit être capable d’opter pour l’action adéquate afin de diriger votre client vers le bon service. Le système doit être simple d’utilisation pour vos conseillers, mais les étapes doivent également être claires pour le correspondant et ne pas être trop nombreuses, au risque de le perdre.
Le SVI étant la porte d’entrée de vos clients dans votre entreprise, il doit renvoyer une image positive et offrir une expérience utilisateur agréable.
Le SVI est un outil qui améliore considérablement la qualité de service optimale de votre standard téléphonique.
Le SVI permet de gérer différents services téléphoniques avancés tels que : le suivi des commandes, l’accueil téléphonique, la gestion des astreintes, …
Le SVI permet de :
- Optimiser l’accueil téléphonique.
- Orienter les appels intelligemment.
- Réaliser des économies : remplacer un poste de standardiste.
- Aucune intervention technique requise pour la mise à disposition de la solution, …
- Disposer de statistiques concrètes et détaillées sur les appels.
Un prospect qui contacte une entreprise n’ayant pas d’accueil téléphonique va patienter 4 sonneries. Passé ce délai, il raccrochera. C’est pour cette raison que la mise en place d’une solution SVI peut être primordiale. Les messages pré-enregistrés peuvent avoir un aspect rassurant pour l’appelant.
Grâce à la solution SVI, l’appelant peut joindre en quelques clics un agent spécialisé qui connaît sa situation et son besoin et qui peut l'aider à régler rapidement sa situation. L’automatisation de l’interaction téléphonique libère les agents des tâches répétitives et tend à une satisfaction accrue du client, ainsi qu’à une meilleure expérience pour ce dernier.
La convivialité des messages est une des clés de la bonne acceptation de votre SVI par les clients. Si vous ne pouvez pas accéder à un enregistrement professionnel, vous devez vous assurer que la personne qui enregistre les messages parle clairement, sans bruit de fond. N’hésitez pas à personnaliser vos messages, et préférez vos propres enregistrements à la synthèse vocale.
Un logiciel SVI peut être utilisé dans une multitude de contextes. Il peut être utile dans le secteur privé comme dans le secteur public. En fait, il peut être précieux pour toutes les organisations ayant un public qui les contacte régulièrement.
Un SVI s’adresse aussi bien aux petites entreprises qu’aux grandes entreprises.
Le fait d’automatiser vos communications allège considérablement la charge sur les épaules de vos agents. Ces derniers disposent de beaucoup plus de temps afin de traiter les requêtes prioritaires.
En outre, vous réduisez le temps d’attente des appels, et améliorez grandement l’expérience du client avec votre entreprise.
Nous sommes à votre disposition pour étudier votre projet de téléphonie et vous conseiller sur la solution qui correspond le mieux à vos attentes.
Le déploiement d’une solution call center au sein d’une organisation est souvent considéré comme un projet purement technique et les aspects organisationnels et humains peuvent parfois être négligés. Que vous travailliez dans une PME ou un grand groupe, adopter un nouvel outil de téléphonie d’entreprise ne s’improvise pas. Mais ce n’est pas non plus si compliqué, dès lors que vous êtes bien entouré ! De l’élaboration du cahier des charges à la formation de vos collaborateurs, l’équipe digiCONTACTS vous suit pas à pas !
Notre objectif : faire en sorte que l’implémentation de notre logiciel de distribution automatique d’appels se passe dans les meilleures conditions. Nous essayons de faire en sorte que chacun de vos collaborateurs s’approprie rapidement le fonctionnement de notre solution de téléphonie. Dans votre entreprise ou à distance, nous transmettons à vos collaborateurs les bonnes pratiques pour utiliser notre logiciel de façon optimale.
Nous vous accompagnons tout au long de votre utilisation.
Un support technique est disponible 6j/7 de 8h30 à 12h30 et de 14h à 18h.